Понятия «экземпляр», «подлинник», «копия», «юридическая сила» электронного документа
Разрешенные к применению формы аналоговых документов регистрируются и систематизируются Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) [9]. ОКУД является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации.
Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) [9] аналоговые документы по виду оформления различаются как:
ПОДЛИННИК — первый или единичный экземпляр документа;
ДУ.


роекта Федерального закона [8] «Об электронном документе» устанавливается: «Все экземпляры ЭлД, подписанные одинаковым электронным аналогом подписи, имеют равное юридическое значение при условии подтверждения их подлинности в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона». (Термин «юридическое значение» неформален, слишком расплывчат. Скорее всего, разработчики говорят о «юридической силе» документа.)
Статья 11 проекта федерального закона «Об электронной торговле» [6] гласит: «Все экземпляры ЭлД, подписанные при помощи электронной цифровой подписи (ЭЦП), … являются подлинниками. Электронный документ не может иметь копий в электронном виде. …Копии ЭлД могут быть изготовлены (распечатаны) на бумажном носителе… ».
В статье 9 закона «Об электронном документе» Республики Беларусь [11], в статье 7 закона «Об электронном документе» Туркменистана [12] утверждается: — «Оригинал ЭлД существует только на машинном носителе.

е экземпляры ЭлД, зафиксированные на машинном носителе и идентичные один другому, являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу». В законах ничего не говорится об электронных копиях ЭлД, но явно допускается существование бумажных копий.
Если воспользоваться приведенной выше терминологией ОКУД, то возникает интересная коллизия: — «Что же такое подлинник? Все «экземпляры», или «первый или единичный экземпляр»; отличаются ли между собой «подлинник» и «оригинал»; являются ли два файла ЭлД в разных форматах (например, .doc, .txt или .arj) идентичными?». Если отличаются, то какому из подлинников ЭлД можно придать статус оригинала, и чем оригинал–подлинник должен отличаться от просто подлинника? Если идентичны, то по каким признакам, ведь множества двоичных символов разных форматов явно отличны между собой? А если не идентичны, то чем один формат хуже другого?
Разработчики законов не дают определений понятий «экземпляр ЭлД», «подлинник ЭлД» «идентичные ЭлД», так что возможны, конечно, любые толкования. Но во всех приведенных предписаниях существование нескольких экземпляров электронного документа, каждый из которых имеет юридическую силу оригинала, зафиксировано явно.

будем говорить, что по определению оригинал единственен и не может существовать в нескольких экземплярах. Важнее практические аспекты.
Например, действующие законы Республики Беларусь и Туркменистана предоставляют неограниченные возможности для обогащения. В соответствии с ними платежное поручение, записанное (для надежности) на нескольких дискетах или переданное несколько раз, дает формальное право на соответствующее число выплат. Действительно, экземпляры идентичны, имеют одинаковую юридическую силу. Так как первый пришедший в банк экземпляр поручения дает право на перечисление денег, то отказ для вновь поступившего, точно такого же, и имеющего такую же юридическую силу, противозаконен. Последствия для любого банка очевидны.
Существование нескольких оригиналов электронной ведомости на выдачу зарплаты предполагает, что по каждой можно получить деньги, а признание оригиналом только одной означает, что в случае неудачной записи файла по другой (копии!? но ведь они неразличимы!) нельзя ничего получить. Использование традиционной терминологии аналоговой среды применительно к электронному документу эквивалентно «очеловечиванию» машины и ведет к неустранимым парадоксам.
Операция копирования органически присуща электронной среде, более того, в определенном смысле это абсолютно точная операция, так что конкретизация копии есть крайне сложная техническая задача. В огромном числе ситуаций, особенно в финансовой и коммерческой сфере, применяются документы однократного действия, например, то же самое платежное поручение.

есь обязано выполняться требование единственности оригинала (подлинника?!) документа. В этих случаях невозможно соблюдать закон — считать каждый экземпляр подлинником. Необходимо несколько миллионов раз в день нарушать закон, принятый на государственном уровне и подписанный Президентом страны.
В ст. 12 проекта федерального закона «Об электронной торговле» [6] предписывается, что при сохранении (очевидно, в базах данных) «…ЭлД должны сохранять формат, в котором они были сформированы, переданы или получены». Чтобы не противоречить статье 11 этого же законопроекта, приходится предположить, что хранятся только подлинники документов. Законодатель не определяет понятия «формат ЭлД», так что приходится ступить на зыбкую тропу догадок.
Если «формат» означает отсутствие дополнительных надписей на подлиннике, то закон запрещает любую модификацию ЭлД–оригинала, характеризующую его исполнение. Это в аналоговом документе любая надпись есть виза на оригинале и неразрывно связана с ним. В электронной среде любое изменение или дополнение ЭлД кардинально его меняет. Для ЭлД однократного действия, где оригинал необходимо должен «погашаться», чтобы исключить его повторное использование, и в таком виде храниться для отчетности, выполнение требований закона «Об электронной торговле» означает невозможность электронной торговли.

r /> Если «формат» подразумевает техническую реализацию ЭлД, то проект закона запрещает даже стандартные операции переформатирования файла, например, архивирование файла, и, наоборот, требует хранения массы избыточной «технологической информации». Достаточно напомнить, сколько раз меняется формат ЭлД при его «формировании, передаче, получении». Даже если допустить, что под «форматом» понимается визуальное отображение ЭлД, т.е. некоторый аналоговый документ, то и здесь масштаб картинки выбирается произвольно – в зависимости, например, от размера монитора.
Цитированные законы и проекты явно или неявно не допускают наличие электронных копий ЭлД, но зато прямо говорят о возможности бумажных копий. Если понимать под «копией» приведенное выше определение ОКУД [9], то возникает естественный вопрос: — «Какие внешние признаки ЭлД или часть их, воспроизводит бумажная копия ЭлД?» Тем более странным выглядит предписание, что «Электронный документ не может иметь копий в электронном виде». Тем самым предписывается хранить в составе ЭлД цифровую подпись автора на момент архивирования: документ с иной, удостоверяющей, подписью есть копия. А ведь согласно закону ЭлД не может иметь электронных копий! Придется забыть о архивировании ЭлД, даже если не обращать внимания на внешние признаки ЭлД и считать, что электронная копия полностью воспроизводит информацию подлинного документа.

r /> В электронных финансовых документах значительный объем занимает электронная цифровая подпись (ЭЦП). Если это, например, платежный документ, содержащий несколько ЭЦП, то их объем может превышать 90% общего объема ЭлД. Подобные документы должны храниться длительное время. ЭЦП одного и того же юридического или физического лица неизбежно должна измениться за несколько лет, хотя бы в силу прогресса в криптографии. Поэтому ЭЦП регистрируется на определенный период, после которого аннулируется, теряет свою практическую значимость, и может быть заменена на новую.
При запросе хранимого ЭлД из архива документ должен заверяться действующей в данный момент подписью владельца архива, не имеющей прямого отношения к автору документа. Архиватор должен гарантировать, что этот документ действительно был несколько лет назад подписан автором, чью ЭЦП, ныне аннулированную, архиватор обязан проверить в момент архивирования. Если следовать положениям цитированных законов, то надо на порядок увеличивать объем архивов, время поиска и передачи, и т.д. И все это для того, чтобы сохранить устаревшую цифровую подпись, хотя ее и проверить через несколько лет невозможно.
А что делать с электронными документами массового назначения (например, законы) при запросе из официального архива? Передать документ пользователю с ЭЦП Президента страны? По закону электронная копия не имеет права на существование, так что каждый желающий будет иметь в распоряжении документ с ЭЦП Президента.

бую ЭЦП можно скомпрометировать, только это требует огромных ресурсов. Но ЭЦП Президента стоит очень дорого, затраты на ее компрометацию могут и окупиться. А это уже прямая угроза информационной безопасности. Не проще ли предоставить электронную копию президентского ЭлД, заверенную действующей в данный момент подписью хранителя документа?
Вот к каким последствиям, абсурдным с позиций здравого смысла, может привести использование неопределенных понятий. Из-за умолчания законов в сфере электронного взаимодействия приходится расшифровывать их терминологию на основе общепринятых толкований, выработанных применительно к обмену аналоговыми, традиционными документами. Законодатели «чувствуют», что ЭлД принципиально отличен от АнД, поэтому и предписывают рассматривать ЭлД как множество неразличимых объектов («экземпляров&raquoЭлектронная копия, а не как отдельный объект, что характерно для АнД. Но не «осознают» или боятся пойти против обывательского толкования: выступать против «толпы» — неблагодарная задача.
Поэтому законы допускают множество оригиналов (подлинников, экземпляров), запрещают электронные копии, предписывают равную юридическую силу каждому «подлиннику, экземпляру» ЭлД.

обще говоря, понятие «экземпляр» электронного документа крайне сложно идентифицировать. Является ли экземпляром копия файла в оперативной памяти? или запись файла в ином формате? или заархивированный файл? или преобразование файла для его представления на экране монитора? или множество пакетов, на которые «разрезается» файл для его передачи, и т.д. и т.п.? А ведь все это — один и тот же электронный документ. Налицо неправомерное распространение понятий, эффективных в одной среде, на объекты другой, принципиально отличной среды.
ПОНЯТИЯ «ЭКЗЕМПЛЯР», «ПОДЛИННИК», «КОПИЯ», «ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА» ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА В ПРИНЯТЫХ ЗАКОНАХ И РАЗРАБАТЫВАЕМЫХ ЗАКОНОПРОЕКТАХ ИСПОЛЬЗУЮТСЯ НЕКОРРЕКТНО.

bankir.ru

Как создаются электронные копии?

Создание электронных копий – процедура трудоемкая. Первый ее этап заключается в подготовке документов к последующей оцифровке. В извлеченных из архива делах проверяют поисковые данные и нумерацию листов, заголовки сверяют с описью, а также производят необходимые уточнения в листах-заверителях.

После подготовки выполняется сканирование документа

При этом отдельные документы оцифровываются полностью, вместе с обложками, оборотными сторонами и листами со служебной информацией. Очередной этап – распознавание полученного электронного изображения с помощью специальной программы. Это действие выполняется в отношении структуры страниц и непосредственно в отношении текста.


Для трех условных разновидностей документов (формализованные, не формализованные и специальные) применяются отдельные технологии распознавания. Когда электронное изображение распознано, наступает очередь визуальной проверки правильности распознавания. Такая проверка помогает выявить неправильно распознанные символы.

Варианты размещения

Для размещения электронная копия бумажного документа сохраняется в виде многостраничного файла (формат PDF) и помещается в отдельный каталог. Каждому файлу присваивается уникальное имя – шифр-маркировка. В структуру имени файла включаются все элементы архивного шифра бумажного документа — так обеспечивается возможность однозначного соотнесения электронной копии с подлинником.

Копии хранятся на сервере организации

Дополнительно цифровая информация может сохраняться на RAID-массив, что повышает надежность хранения данных. Кроме того, электронные копии записываются на внешние носители информации, причем без возможности последующей записи новых данных. В качестве внешних носителей могут использоваться магнитные и магнитооптические диски, оптические накопители, флеш-карты.

archivexpert.ru

Требования

Предварительно уточните, какой формат нужен для хранения файла, а также какой требуется размер. Помимо этого, надобно знать, какие страницы сканировать.

В большинстве случае нужен лишь первый разворот с фото, а также страницы, где есть записи- семейное положение, регистрация.


В некоторых случаях нужна полная электронная копия паспорта, даже страниц, где записей вовсе нет. Чем больше нужно сканировать страниц. тем больший “вес” будет у отправляемого файла.

Бывает, что нужно распознавание текста в изображении, то есть, картинка (графическая информация) должна быть трансформирована с текстовую.

Специальное оборудование

Понадобится устройство, которое переводит бумажное изображение в цифровой формат. Отлично подойдет фотоаппарат, сканер, встроенная в телефон камера. Чем лучше у камеру будет разрешение, тем высшего качества будет о “скана”. Чтобы получить высококачественное изображение без неровностей, бликов, чтобы, например, можно было отличить не только вашу фамилию и имя, потребуется использовать сканер.

сделать электронную копию паспорта

Если нет особых требований относительно копий, то нужный документ можно сфотографировать.

Как сохранить

Как сделать электронную копию паспорта, если сканера нет под рукой. Пойдите с место, где может быть предоставлена услуга по сканированию и копированию – фотостудия, магазин, продающий канцелярию. С собой возьмите флеш-карточку или диск, куда вам смогут сохранить скан.

Уже на домашней компьютере вы сможете сохранить скан в необходимо для вас формате. Называйте файл латинскими литерами, для удобства. Теперь вы можете использовать его – загрузить на сайте в форму, отправить вместе с письмом по электронке. Перед тем, как отправить документ, убедитесь, что текст читаем, качество изображения полностью соответствует требованиям,а на снимке вы похожи на себя.

11

Безопасность

Нужно быть бдительным и давать копию паспорта в электронном виде лишь проверенным источникам, чтобы персональная информация не оказалась у мошенников в руках. И не забывайте – ни одна солидная фирма не будет использовать содержащие личную информацию документы либо их дубликаты, пока вы не дадите на это своего согласия.

zagraninfo.ru

Электронная копия документа

Сегодня существует множество способов создать копию бумажного документа, перевести с бумажного формата в электронный и т.п. Если для создания копий бумажных документов требуется только ксерокс, то для перевода бумажного документа в его электронный формат потребуется не только специальное оборудование, но и программное обеспечение.

Как создать электронный вариант документа?

Для того чтобы создать электронную копию документа, пользователю потребуется сканер или МФУ (многофункциональное устройство). Разумеется, если потребности в МФУ нет, то и покупать его не стоит, проще обойтись именно сканером. Во-первых, он обойдется гораздо дешевле, а во-вторых, он будет выполнять именно ту функцию, которую надо пользователю, а именно сканировать документ и переводить его в электронный формат.

Для работы сканера потребуется специальное программное обеспечение — драйвер. Обычно он идет в комплекте с устройством, но если его нет, то всегда можно найти в интернете. Можно воспользоваться универсальной программой ABBY Finereader, с помощью которой производится непосредственно сканирование и распознавание текста.

Вся процедура перевода бумажного документа в электронный формат сводится именно к этим двум процедурам (сканированию и распознаванию текста). Длят ого чтобы сделать электронную копию документа, необходимо: перейти в меню «Пуск», а в списке всех программ найти либо драйвер от сканера или МФУ, либо программу ABBY Finereader и запустить ее. После запуска программы и сканера можно открывать крышку и класть на нее бумажный документ текстом вниз. Документ следует расположить на поверхности сканера максимально ровно по отношению к краям рабочей поверхности устройства. Далее требуется как можно плотнее прижать крышку, чтобы освещение не попадало на рабочую поверхность. В противном случае электронный документ получится засвеченный, то есть часть текста, на которую попал свет, не будет видна.

Далее в настройках следует выбрать оптимальные параметры сканирования, такие как цвет, выходной размер, разрешение вывода и др. Когда все будет готово, можно нажимать на кнопку «Сканировать». Когда процедура завершится, следует нажать на «Распознавание», с помощью которого текст будет преобразован в электронный формат, например .doc, и документ можно будет открывать в текстовом редакторе для внесения изменений.

www.kakprosto.ru

Поиск в электронной копии картотеки

На основе картотеки создана ее полная электронная копия (э-картотека), которая представляет собой массив графических файлов и воспроизводит последовательность карточек рукописного источника.

Для удобства поиска в многотысячном массиве разработано поисковое средство – база данных «разделителей». Разделители позволяют получить доступ к изображениям примерно через каждые 20 карточек. Каждая запись-разделитель содержит заголовок карточки (чаще всего фамилию и личное имя лица) и ссылку на электронное изображение карточки. Разделители представлены в Словаре базы данных. Найдя нужные данные и вызвав режим просмотра изображений, исследователь может просмотреть часть э-картотеки, начиная с выбранной карточки, или ее всю последовательно в любом направлении.

Для исследовательской работы э-картотека предлагается в виде базы данных (БД), входящей в состав локальной информационно-поисковой системы (ИПС) «Русская словесность», работающей в среде программного пакета CDS/ISIS for Windows1_5 (ЮНЕСКО). Доступ к ИПС осуществляется через локальную сеть ИРЛИ.

Внизу монитора на Панели задач находим пиктограмму ИПС Электронная копия, щелчком левой кнопки мыши запускаем ИПС (рис. 1). Общие инструкции по поиску и выгрузке данных из системы вызываются через гиперссылку на главной странице ИПС.

Ссылки активируются при помощи манипулятора «мышь» наведенным на строку курсором (появится пиктограмма «рука») одним щелчком левой кнопки мыши.

Электронная копия

Рис.1. Главная страница ИПС «Русская словесность» (выделен раздел «Картотеки Рукописного отдела ИРЛИ», а также «Описание ИПС» и «О поиске в ИПС»).

Путь к данным картотеки с главной страницы ИПС по гиперссылкам: Картотеки Рукописного отдела ИРЛИ => Картотека (рис. 2).

Рис. 2. Страница ИПС, посвященная картотекам Рукописного отдела (выделен раздел «Картотека »)

БД «Картотека » открывается в новом окне начальной страницей БД с характеристикой ее содержания, ссылками на инструктивный и дополнительный материалы. Окно БД картотеки можно передвинуть и увеличить до удобного размера при помощи курсора. Начальная страница БД содержит ссылку на Инструкцию по поиску в самой БД. Переход к просмотру данных осуществляется по ссылке (рис. 3).

Электронная копия

Рис. 3. Начальная страница БД «Картотека » (выделена ссылка «Переход к просмотру данных»)

Откроется первая запись базы данных (рис. 4).

Электронная копия

Рис. 4. БД «Картотека ». Первая запись. Выделена синим пиктограмма вызова словаря для поиска по базе данных.

Чтобы осуществить поиск по фамилии или названию объекта, нужно нажать на кнопку Словарь в правом нижнем углу (пиктограмма «развернутая книга»). Наверху окна Словаря ввести начальные буквы фамилии лица в строке РІРІРѕРґР° данных. Если данные о лице с такой фамилией имеются в базе, они появятся в словаре ниже. Два щелчка по фамилии в словаре – появится поисковое окно, еще два щелчка – она будет введена в поисковое окно. Затем щелкнуть мышью по кнопке Выполнить.

О поиске: поиск возможен по названиям наборов изображений, состоящим из заголовков первой и последней карточки, входящей в каждый набор. Они представлены в базе данных в алфавитном порядке.

Рис. 5. Страница БД «Картотека ». Красным цветом выделен вызов словаря (пиктограмма «книга»), выше — сам словарь, розовым выделена область ввода запроса, коричневым — запрос в окне поиска, оранжевым кнопка «Выполнить».

Откроется запись с данными, введенными с карточки (фамилия, инициалы, имя, отчество персоналии). Для просмотра изображения карточки нажмите См. изображение карточки. Отроется окно с копией карточки. В нем можно перелистывать изображения вперед и назад с помощью стрелок (рис. 6). При необходимости изображение можно увеличить (пиктограмма «+»)

Электронная копия

Рис. 6. Запись БД «Картотека ». Оранжевым цветом выделены стрелки — средство для последовательного просмотра изображений.

Если фамилия лица в Словаре базы данных не обнаружена, возможно, она находится на карточке между двумя заголовками (фамилиями). В среднем между ними может находиться порядка 20 карточек. В таком случае стоит пролистать массив с электронными копиями карточек между двумя заголовками.

Правила использования картотеки

Картотека предоставляется:

1) для сотрудников доступ возможен с персональных компьютеров на сервере ИРЛИ по локальной сети,

2) для читателей — в читальных залах Рукописного отдела на сервере ИРЛИ по локальной сети.

При использовании в печати материалов картотеки ссылка на нее обязательна:

Картотека : электронная копия / ИРЛИ (Пушкинский Дом) РАН

По всем вопросам, связанным с другими условиями использования картотек Рукописного отдела ИРЛИ, обращаться к зав. Рукописным отделом, главному хранителю Рукописного отдела или хранителю фонда.

[1] Баскаков. Справочно-библиографические источники в собраниях Пушкинского Дома / АН СССР; ИРЛИ. — Л.: Наука, 1987. — С.12-13, 17-18.

pandia.ru

   В прошлый раз мы рассказывали, как доказать легитимность электронного документа. Теперь давайте поговорим о копиях. Для чего и кому нужны бумажные копии электронных счетов-фактур, договоров, первички, и как правильно их подготовить.

Подлинник & копия

   ГОСТ Р 7.0.8-2013 определяет понятия, которые нам понадобятся:

  • Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
  • Копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

   Делайте бумажные и электронные копии с подлинников на бумаге и оригиналов в электронной форме. Представим варианты в виде схемы:

Электронная копия

Кому нужны бумажные копии

   Внедряем ЭДО, сокращаем бумажный документопоток, при этом постоянно упоминаем работу с бумажными копиями. Дело в том, что далеко не все сегодня готовы работать только в электронном виде. Это касается как органов государственной власти, работы по внедрению ЭДО в которых набирают обороты, но этого еще недостаточно, так и бизнеса, который периодически напоминает о своем недоверии к электронным документам.

   Рассмотрим на примерах. Истребование электронной первички налоговыми органами появилось в 2011 году. Представлять можно как электронные копии бумажных подлинников, так и изначально созданные в электронном виде документы (правильно – электронные копии электронных подлинников). Со скан-копиями проблем нет, бизнес успел проверить работу с ними на практике. С электронными оригиналами – есть нюансы. Представлять можно, но только те документы, которые были созданы в форматах ФНС, при этом служба признает один единственный формат – .XML. Для счета-фактуры этот формат обязателен, для первичных документов (товарная накладная по форме ТОРГ-12 и акт выполненных работ) рекомендуем. Получается, если вы создали товарную накладную в .XLS (exel), подписали с контрагентом ЭП, то при истребовании придется создать бумажную копию с последующей отправкой по почте (подробнее читайте в статье «Некоторые особенности представления электронных документов в налоговую»). Таких документов может быть не один и не два. Это трудоемко. ФНС знает об этом и, мы надеемся, уже прорабатывает вопрос.

   Аналогичная ситуация с судами. Суды уже работают с электронными документами (подробнее в «Электронные документы в суде»), но существующей нормативной базы и практики еще недостаточно для полноценной работы. Суды принимают электронные документы в качестве письменных доказательств, но судья в ходе заседания рассмотрит документы на бумаге. Такова практика и привычки.

   Таких примеров множество. И пока практика просит создания копий, делайте их правильно.

Как подготовить копию

   Работать с бумагой умеем, поэтому не будем на этом останавливаться. Создание электронных копий с электронных оригиналов также не вызывает вопросов. Копировать и сохранять файлы учат при первом знакомстве с ПК. Интересно, что при копировании файла мы получим копию, не отличающуюся от оригинала, копия = оригинал.

   Поговорим подробнее о создании бумажной копии электронного оригинала. Подготовка такой копии состоит из 3-х шагов:

  • Поиск и выгрузка файла электронного документа из ИС, сервиса обмена, электронного архива или др.
  • Печать документа. Если вам доступна функция печати сразу из ИС или сервиса оператора ЭДО, то шаг 1 ограничится поиском нужного документа.
  • Заверение бумажной копии. Заверить можно двумя способами: нотариально или самостоятельно. Под самостоятельно понимается подписание копии документа собственноручной подписью руководителя организации (уполномоченного лица) с простановкой печати и отметки «копия верна».

   Важно! На бумажной копии поставьте отметку о подписании документа электронной подписью. Укажите место хранения оригинала. Местом хранения будет определенная информационная система, электронный архив. До сих пор законодательство не закрепило требования к форме и содержанию таких отметок (штампов), что вызывает вопросы.

Отметка о подписании ЭП – неуточненное требование

   Впервые штампы упоминались в Требованиях к оформлению документов. Раздел 8.3 определяет, что документ, поступивший по электронной почте может передаваться на исполнение на бумаге со штампом «дубликат» или иным обозначением аналога электронного документа. Правильность ЭЦП (рекомендации 2003 года и изменения относительно терминологии ЭП в них еще не вносились) подтверждается соответствующей отметкой: «ЭЦП верна. Подпись оператора» или «ЭЦП подтверждена. Подпись оператора. Отметку следует проставлять в виде штампа».

   Затем в письме России от 2011 года № 03-03-06/1/409 Минфин разъяснил, если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам (о чем мы говорили выше), представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. А какой должна быть эта отметка до сих пор никто не уточнил.

   Если вы отправляли запросы в госведомства, то встречали штампы. Вариант Роскомнадзора:

Электронная копия

   Вариант Министерства связи:

Электронная копия

   Даже в органах госвласти отметки отличаются.

   Также закон не определяет порядок простановки такого штампа. Он проставляется автоматически, как в сервисах операторов ЭДО СФ, либо вы создаете его собственноручно. В сложившейся ситуации рекомендуем воспользоваться примерами госорганов или операторов ЭДО СФ. Также вы вправе придумать свой вариант штампа, главное, чтобы он содержал информацию о подписании документа ЭП.

Работа с электронными документами не избавит от бумаги на 100%. Это нормально. Госорганы или контрагенты еще работают в бумаге и для них приходится создавать бумажные копии электронных подлинников. Создание такой копии состоит из трех шагов: поиск документа, печать и заверение. Заверьте копию у нотариуса или самостоятельно. При самостоятельном заверении руководитель организации (уполномоченное лицо) ставит собственноручную подпись, печать организации, отметку «копия верна» и штамп о подписании ЭП. Если вы работаете в сервисе оператора ЭДО СФ, штамп проставится автоматически, иначе создайте его собственноручно.

   Делайте правильные копии и только в тех случаях, когда это требуется. Ни в коем случае не создавайте дубли одного и тоже документа в бумажной и электронной формах. Не усложняйте себе работу.

нужен-бухгалтер.рф

Электронная копия

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.